Técnicas Y procedimientos archivísticos.

Técnicas Y procedimientos archivísticos.

Se hace cada vez más patente, la necesidad de un manual que reúna distintos sistemas de trabajo y procedimientos, para las variadas formas descriptivas de documentos, tomando en cuenta la creciente profesionalizan del personal que se encuentra a cargo de los archivos, como las exigencias permanentes sobre el control y correcta administración documental.
Los distintos auxiliares descriptivos utilizados en los archivos tienen varios objetivos; entre los más importantes podemos considerar:
a) Facilitar la gestión documental.
b) Permitir la investigación, obteniendo recursos documentales y facilitando aspectos de la información.
c) Dar seguridad a los documentos que han sido descritos.
d) Controlar el movimiento documental en sus distintas etapas.
e) Discernir los distintos tipos de información: científica, técnica y administrativa.
Científica. Perteneciente o relativo a la ciencia, o a su investigación. Que posee una o varias ciencias.
Técnica. Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o arte. Pericia o habilidad para utilizar estos procedimientos y recursos.
Administrativa. Perteneciente o relativo a la administración. Que trabaja en la administración. Rama del derecho público que regula las instituciones y las actuaciones del poder ejecutivo, sus relaciones con los administrados y el funcionamiento de los servicios públicos.
f) Ubicar al documento en tiempo mínimo.
Las normas ISAAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la descripción archivista, estas normas en teoría están diseñadas para:
a) Asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas.
b) Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo.
c) Hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y contenidos.
d) Hacer posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado de información.

Los catálogos son el instrumento más amplia mente conocido por la influencia de los bibliotecarios que han trabajado en archivos, tratando de darle al procedimiento archivista un tratamiento similar al de las bibliotecas. También se tiene la colaboración de guías, índices, tesauros, bases de datos, etc., la enumeración se hace de acuerdo con el grado intelectivo que se requiere para cada auxiliar.
Administración de archivos:
 Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

Organización documental.- Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió".

La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.

La Organización Documental comprende: La Clasificación, el Ordenamiento y la Signatura
En la clasificación se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes.
Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
El ordenamiento de las series documentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente para la institución
( numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

Signación.- Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.

La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización.

El código se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica

Selección documental.- Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos

Descripción documental.- Es un proceso que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales.

El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.

Conservación documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

Servicio.- Préstamo, consulta, búsqueda, exhibición, reproducción del acervo documental de una institución.

Fondo documental.- Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Sección documental.- Conjunto de documentos procedente de una unidad orgánica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

Serie documental.- Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Principio de procedencia.- Establece que en la Organización Documental los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otra.

Principio de orden original.- Establece que en una Organización Documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.

Documentos de valor temporal.- Por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, administrativo y otros que los originó.

Documentos de valor permanente.- Indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.
Ejemplos:

• Referentes a la protección de los derechos ciudadanos.
• Los que reflejan la evolución de la entidad(atribuciones, funciones, estructura, procedimientos...).
• Los que aportan al estudio y la investigación.

Cuadro de clasificación de documentos.- Es un esquema donde se encuentran estructuradas las series documentales de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.
Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre sí y su ubicación dentro del contexto general.
El Cuadro de Clasificación, se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para:

• Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica.
• Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
• Determinar las series priorizando el asunto que trata.
• Codificar la sección y la serie en forma correlativa
  Programa de Control de Documentos (PCD) .- Es un documento de gestión archivista que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pública precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.
• INTRODUCCIÓN La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con el predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más importante. En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de trabajo. Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico, comprender bien todos estos términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de la información. Es por ello que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros principios archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos archiveros, con la finalidad de determinar si las nuevas tecnologías se pueden aplicar al que hacer archivístico. En razón de ello, el eje central de mi exposición es el uso de las tecnologías de la información en los archivos.INTRODUCCIÓN La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con el predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más importante. En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta demanda en los centros de trabajo. Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico, comprender bien todos estos términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de la información. Es por ello que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros principios archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos archiveros, con la finalidad de determinar si las nuevas tecnologías se pueden aplicar al que hacer archivístico. En razón de ello, el eje central de mi exposición es el uso de las tecnologías de la información en los archivos.